GE(中国)医疗系统部成功运用eHR管理

 

    项目需求

 

    GE（中国）医疗系统部于1979年在北京创建，至今已拥有一家独资企业、三家合资企业及20余家办事处和维修中心，遍及全国26个城市，不仅如此，每个分支机构的管理模式和层次又各不相同。GE（中国）医疗系统部共有一千多名员工，员工的职位层次多重复杂，各类员工又有不同的管理权限。GE美国总部采用Oracle HR系统以解决人力资源全球统一管理的问题。因此，在中国，GE（中国）医疗系统部迫切需要一套既要符合中国的各种人事政策和实际运作，又可以与其全球的Oracle HR系统相兼容的，同时又能实现GE先进的、集中化的人力资源管理思想的人力资源管理系统。经过对国内同类软件的比较、测试，GE公司最终选定了万古科技的e HR soft2000人力资源管理系统，作为解决其整体人力资源管理的解决方案。

 

    公司结构(略)

 

    实施方案

 

    1．通过Intranet技术实现集中化的管理模式

 

    面对如此复杂、分散的组织结构，同时根据GE（中国）医疗系统部的硬件环境，决定在总公司和各个分支机构全部使用网络版本，免去以前的报表上传和数据传递的麻烦，同时借助intranet既实现集中化管理，同时又保持各下属公司在某些方面的相对独立性；既实现整个公司的资源共享，同时又达到有严格权限界定的管理要求。GE（中国）医疗系统部在办公自动化方面有着很高的水平，因此基于internet平台的e HR soft2000系统与其内部网络实现了无缝链接，使员工和管理者只要登录到内部网便可进入e HR soft2000系统进行操作，并且总部可以统筹管理所有下属公司的database，GE（中国）医疗系统部的公共资源如人才库信息、培训信息可以开放给所有下属公司及其分支机构共享。通过权限控制各个下属公司又有独立操作其人事和薪资的权限范围，使各下属公司之间的一些资料相对保密，充分体现了e HR soft2000基于因特网的优势。

 

    2．通过灵活而全面的设计实现复杂的各级管理

 

    在GE（中国）医疗系统部，由于其下属公司中的部分员工是从总部派去工作的人员，因此在管理上较本地员工要有所区别，这些员工虽然在下属公司工作，但是其人事关系、薪资福利仍然由总部管理。因此，在下属公司的日常管理中不需要对这些员工进行薪资福利计算和发放，但是这些员工需纳入下属公司的人员统计。针对这种情况，在e HR soft2000系统中，通过设定特征字符将这些员工区分出来，再编入不同的工资组进行分类，并且系统分配给总部和下属公司的人事管理人员不同的操作权限和操作范围，这样各行其是，解决了这个问题。

 

    在薪资福利管理方面， GE总部和各个下属公司均为独立核算的薪资系统，其薪资和福利方案不尽相同，而e HR soft2000可提供多币种、多工资组、多套工资计算公式、自动银行转帐、自动报税表等功能，完全满足了GE的管理要求。因此e HR soft2000提供的解决方案是：按照不同公司的要求设定不同的工资组，每个工资组中的项目设定和薪资计算方法都完全独立，包括税务计算和社会保险均按各公司所在地区的要求分别加以设定，并按各公司指定的银行进行自动转帐。这样系统自动完成了GE（中国）医疗系统部复杂的薪资计算要求，解决了GE（中国）医疗系统部跨地区的的问题。 按照GE（中国）的要求，每个公司的薪资情况都保密，只有本公司的薪资主管和人事总监可以查看和修改，总部的人事总监也不能查看或修改其下属公司的薪资情况，因此，系统在安全性及操作权限和操作范围几个方面都做了很多、很细致的设定工作，以满足GE（中国）医疗系统部的要求。

 

    e HR soft2000根据GE（中国）医疗系统部的要求，摈弃了原有打印工资单的方式，实现工资单的网上查询。GE公司对系统安全性做了全面的检测之后，现已实现每个员工通过自己的用户名和密码在网上查阅自己的当月工资单以及历史工资单。另外，销售人员在网上作薪资查询时，e HR soft2000系统还提供与销售提成相关的销售明细的查询功能，使员工可以通过网络获得自己有关薪酬方面的所有信息。

 

    在图表功能方面， e HR soft2000对人事和薪酬日常工作中涉及到的所有数据均可进行统计分析并产生报表和统计图表（如饼图、矩形图）和组织结构图，同时在web上也可以进行统计分析，并可将报表输出至Excel、Word等应用软件，因此非常方便地解决了GE（中国）医疗系统部对报表输出的各种要求。

 

    e HR soft2000也提供了一些人性化的功能，如雇员生日、试用期满、合同到期、雇员使用的公司财物列表等，系统可做自动提示。对许多重要事件自动保留历史记录并能输出统计报表。对于雇员的部门调动、职位升迁、加薪等，系统能自动发邮件电子提示员工。这些自动提示功能满足了GE（中国）医疗系统部人力资源部工作细致性的需要，给人力资源部管理人员提供很多便利。

 

    员工自助服务的应用

 

    1．网上休假管理

 

    公司管理者可以通过网络发布全年休假计划，员工可以参照整体休假计划制定个人休假计划，并作网上申请；部门经理参照整体休假计划和部门员工的实际休假申请进行审批，同时提醒员工在最适当的时间休假。这样，由于网络可以提供实时的数据，就给管理者提供了决策的参考，在实际工作中就会避免员工集中休假的情况发生。其具体的网络化管理流程如下：员工通过查询自己的休假历史记录、各种假期节余，进行网上休假申请，对于申请休假的种类、起止日期、审批主管等，系统会自动检验其休假节余是否够用，是否可透支，是否有足够的审批周期等，并在公司eHR主页的“Tool Box”中自动提示其审批主管批复。审批主管可以直接进入批复页面输入批复意见和备注信息，同时可以查询该员工的休假记录和结余。

 

    如果该员工的审批主管不在该系统中，则增加email输入框，通过自动给审批主管发email的方式提交休假申请，审批主管收到email后，可以通过超链接进入批复页面输入批复意见和备注信息。系统自动将审批主管的批复信息用email返回申请人。通过审批的员工休假申请记录自动写入系统，并从节余数中扣减使用天数，如果休假的种类是与薪资有关,则系统自动与工资系统挂钩，并做相应扣款。如果员工中途终止休假，提前返回公司上班，员工在上班的当天通过网上输入终止休假的申请，包括假期的种类、起始日期、原结束日期、现结束日期和审批主管，系统自动在公司eHR主页的“Tool Box”中自动提示审批主管批复，主管批复后，系统自动将未休假的天数从已休假天数中扣减，同时节余天数也相应增加，如果休假的种类是与薪资有关的，系统自动与工资系统挂钩，并做相应补款。

 

    2．网上培训管理

 

    在培训管理方面，公司制定的培训课程可以通过网络发布，员工可以在线申请培训课程。由于网络的互动性和共享性，总部和不同下属公司安排的所有培训课程可以协调管理，使各个公司的培训课程不再有重复和参加人员的限制，每个员工可以申请其合适的培训课程，使资源达到充分共享。培训主管根据员工的报名情况及时确认参加者名单，并及时通知员工参加培训，如果某项课程超员或无人报名的情况发生，也可以及早做调整。培训结束后，员工可以在线输入反馈意见，培训主管通过查阅反馈调查表对培训课程做相关的总结，并改进以后的培训计划。

 

    3．员工个人信息的网上自助输入

 

    GE（中国）医疗系统部总部要掌握全体员工的个人资料以便提供给其全球的Oracle HR系统，GE（中国）医疗系统部在全国各地的办事处没有专门的人事专员管理人事信息，因此在人员资料的收集和录入方面不但有相当大的工作量，而且统计起来非常困难。eHR soft2000可以提供员工自助的功能，因此很好地解决了GE（中国）医疗系统部的这一问题。具体如下：e HR soft2000对员工个人的部分资料，采用员工自助服务的方式，通过分配给每个员工不同的用户名和密码，使每个员工只要登录GE的内部网页，就可以进入 e HR soft2000系统直接输入和修改个人的资料。这样不但保证了人事部门收集员工个人资料的及时性和准确性，而且可以保证这些资料的安全性。

 

    实施效果

 

    基于互联网的e HR soft2000系统帮助GE（中国）医疗系统部的管理者实现其世界领先的人力资源管理理念，高效、安全地完成所有人力资源管理工作。e HR soft2000系统在GE（中国）医疗系统部的应用非常成功，使其在GE全球2000年度的评比中荣获亚洲最佳人力资源部的大奖。